Independientemente de si el trabajo es a distancia o presencial, pautar reuniones de trabajo cada cierto tiempo es algo necesario; es una manera de estar al tanto del estatus de cada uno de los proyectos y áreas que manejan los integrantes del equipo. Sin embargo, muchas veces estas no suelen traer los mejores resultados.
Asistir a este tipo de encuentros requiere de planificación, disposición y compromiso, no basta con sentarse, anotar y escuchar, ya que la productividad de la reunión depende en gran medida del aporte de cada uno de los asistentes.
Si la reunión de trabajo no está bien organizada y los participantes van simplemente por “cumplir”, lo más probable es que al finalizar la jornada sientan que han perdido su tiempo. Pero, como el tiempo no es para malgastarlo, aquí te damos unos consejos para que logres unas reuniones de trabajo más productivas:
Pautar una minuta
La organización es clave en la mayoría de los aspectos de nuestra vida, incluyendo por supuesto el trabajo. Dejar por escrito lo que se hablará en la reunión y enviárselo a los miembros del equipo permitirá una mejor preparación y optimizará el tiempo el día del encuentro dado que los puntos a tratar ya han sido pautados con antelación. En este sentido, la puntualidad es algo clave.
No dispersarse
Este consejo está muy relacionado con el anterior, ya que si tenemos una minuta por la cual guiaremos nuestra reunión, se debe evitar conversar sobre temas que no estaban en la agenda, a menos que se trate de hechos urgentes.
No hacer reuniones por cualquier motivo
Si bien es cierto que las reuniones de trabajo presenciales son importantes para verificar y hacer seguimiento de todas las tareas dentro de la organización, tampoco se debe exagerar. Una reunión grupal para discutir un asunto muy puntual es innecesaria, esos son aspectos que se pueden conversar por teléfono o en reuniones individuales.
Reuniones de corta duración
Al tener pautada una minuta el tiempo de la reunión estará mejor calculado, pero no por esto tienen que tratarse todos los objetivos de un mes en un día. De hecho, lo que recomiendan los expertos es que las reuniones sean cortas, de modo que cada una de ellas tenga objetivos puntuales que puedan ser tratados con eficacia, para lo cual es necesario que los miembros del equipo estén concentrados. Las reuniones de trabajo extensas suelen provocar mucho cansancio y falta de atención.
Escoge un ambiente de trabajo propicio
El ambiente es sin duda alguna uno de los aspectos más influyentes al momento de tener una reunión de trabajo. No es lo mismo reunirse en la feria de un centro comercial que en una oficina, los grados de concentración varían en ambos contextos. En consecuencia, es importante reunirse en espacios frescos, espaciosos y agradables.
Evita los monólogos
Una reunión de trabajo grupal es para que cada uno de los trabajadores exprese el estatus de sus proyectos, sus inquietudes, noticias, ideas, entre otros comentarios, por lo que no es pertinente convocar una reunión si nada más hablará una persona.
Determinar los aspectos a tratar en la próxima reunión
Una vez finalizada la sesión del día es probable que alguno que otro punto quede inconcluso o que existan más situaciones de las cuales conversar, aunque estas no sean urgentes. Lo ideal en estos casos no es alargar el tiempo de la reunión, sino pautar otra en la cual se puedan discutir con calma estos aspectos. Asimismo, es importante que se deje por escrito lo que se estableció en cada una de las reuniones.
Si la reunión de trabajo no está bien organizada y los participantes van simplemente por “cumplir”, lo más probable es que al finalizar la jornada sientan que han perdido su tiempo. Pero, como el tiempo no es para malgastarlo, aquí te damos unos consejos para que logres unas reuniones de trabajo más productivas:
Pautar una minuta
La organización es clave en la mayoría de los aspectos de nuestra vida, incluyendo por supuesto el trabajo. Dejar por escrito lo que se hablará en la reunión y enviárselo a los miembros del equipo permitirá una mejor preparación y optimizará el tiempo el día del encuentro dado que los puntos a tratar ya han sido pautados con antelación. En este sentido, la puntualidad es algo clave.
No dispersarse
Este consejo está muy relacionado con el anterior, ya que si tenemos una minuta por la cual guiaremos nuestra reunión, se debe evitar conversar sobre temas que no estaban en la agenda, a menos que se trate de hechos urgentes.
No hacer reuniones por cualquier motivo
Si bien es cierto que las reuniones de trabajo presenciales son importantes para verificar y hacer seguimiento de todas las tareas dentro de la organización, tampoco se debe exagerar. Una reunión grupal para discutir un asunto muy puntual es innecesaria, esos son aspectos que se pueden conversar por teléfono o en reuniones individuales.
Reuniones de corta duración
Al tener pautada una minuta el tiempo de la reunión estará mejor calculado, pero no por esto tienen que tratarse todos los objetivos de un mes en un día. De hecho, lo que recomiendan los expertos es que las reuniones sean cortas, de modo que cada una de ellas tenga objetivos puntuales que puedan ser tratados con eficacia, para lo cual es necesario que los miembros del equipo estén concentrados. Las reuniones de trabajo extensas suelen provocar mucho cansancio y falta de atención.
Escoge un ambiente de trabajo propicio
El ambiente es sin duda alguna uno de los aspectos más influyentes al momento de tener una reunión de trabajo. No es lo mismo reunirse en la feria de un centro comercial que en una oficina, los grados de concentración varían en ambos contextos. En consecuencia, es importante reunirse en espacios frescos, espaciosos y agradables.
Evita los monólogos
Una reunión de trabajo grupal es para que cada uno de los trabajadores exprese el estatus de sus proyectos, sus inquietudes, noticias, ideas, entre otros comentarios, por lo que no es pertinente convocar una reunión si nada más hablará una persona.
Determinar los aspectos a tratar en la próxima reunión
Una vez finalizada la sesión del día es probable que alguno que otro punto quede inconcluso o que existan más situaciones de las cuales conversar, aunque estas no sean urgentes. Lo ideal en estos casos no es alargar el tiempo de la reunión, sino pautar otra en la cual se puedan discutir con calma estos aspectos. Asimismo, es importante que se deje por escrito lo que se estableció en cada una de las reuniones.
Por: Ana Isabel Ramírez Fernández
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